Συμβουλές για Διοργανωτές Συνεδρίων

ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΚΔΗΛΩΣΗ

Η επιτυχία μίας πολύγλωσσης εκδήλωσης εξαρτάται, σε μεγάλο βαθμό, από τους διερμηνείς. Η προετοιμασία είναι καθοριστικής σημασίας για να φέρουν επιτυχώς σε πέρας την αποστολή τους.  
Η στελέχωση της εκδήλωσης με επαγγελματίες διερμηνείς συνεδρίων έχει στόχο την παροχή υπηρεσιών υψηλής ποιότητας. Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες για να εξασφαλίσετε τις βέλτιστες συνθήκες διεξαγωγής του συνεδρίου σας.  

Ομιλητές
Κάθε ομιλητής πρέπει να λάβει τις Οδηγίες της AIIC για τους Ομιλητές ώστε να μπορέσει να αποκομίσει το μέγιστο όφελος από την επαγγελματική διερμηνεία.
Εξ αποστάσεως διερμηνεία
Αν επιθυμείτε ένα τμήμα της εκδήλωσής σας να γίνει μέσω πλατφόρμας με εξ αποστάσεως διερμηνεία, πρέπει να συνεννοηθείτε εξαρχής με τους διερμηνείς σας ή με τον Σύμβουλο Διερμηνέα. Αυτή η τεχνολογία δίνει μεγαλύτερη ευελιξία στον διοργανωτή και πολλές φορές αποτελεί μονόδρομο κατά την περίοδο μιας πανδημίας. Όμως, τέτοιες εκδηλώσεις είναι τεχνικά ιδιαιτέρως περίπλοκες και απαιτούν άριστη οργάνωση προκειμένου να μην απογοητευτείτε. Είναι απολύτως απαραίτητο να συμβουλευθείτε όσο πιο νωρίς γίνεται τον Σύμβουλο Διερμηνέα. 
Έγγραφα
Πρέπει να διασφαλίζετε ότι οι διερμηνείς θα λαμβάνουν όλα τα έγγραφα του συνεδρίου, καθώς και οποιαδήποτε άλλη συμπληρωματική πληροφορία που συνδέεται με την εκδήλωση, όσο το δυνατόν νωρίτερα. Οι διερμηνείς θα χρησιμοποιήσουν τα έγγραφα αυτά για την προετοιμασία τους πριν από τη συνάντηση.  
Κείμενα προς συζήτηση
Αν κατά τη διάρκεια της συνάντησης διανέμονται έγγραφα προς συζήτηση, είναι απαραίτητο οι διερμηνείς να έχουν αντίγραφο εκ των προτέρων, και αν είναι δυνατόν, σε όλες τις γλώσσες του συνεδρίου.
Ενημέρωση
Ανάλογα με το θέμα, ίσως θα ήταν χρήσιμο να οργανωθεί μία ενημερωτική συνάντηση μεταξύ διερμηνέων και ομιλητών. 
Σύνδεσμος  
Συνιστάται να οριστεί ένα άτομο, το οποίο θα είναι υπεύθυνο για την επικοινωνία με τους διερμηνείς.
Τεχνικός εξοπλισμός 
Πρέπει να εξασφαλιστεί ότι ο εξοπλισμός που παρέχεται είναι ο κατάλληλος για τη συνάντηση, ότι περιλαμβάνει τον απαιτούμενο αριθμό μεταφραστικών θαλάμων και καναλιών και πληροί τα αντίστοιχα πρότυπα ISO. Ο επικεφαλής διερμηνέας και ο τεχνικός ήχου πρέπει να ελέγξουν τη σωστή λειτουργία όλου του εξοπλισμού πριν από την έναρξη της συνάντησης.
Προβολή υλικού
Αν προβάλλονται βίντεο ή διαφάνειες και χρειάζονται διερμηνεία, είναι απαραίτητο να είναι ευκρινώς ορατή η οθόνη από τους θαλάμους διερμηνείας, και οι διερμηνείς να έχουν τον ήχο του βίντεο απευθείας στα ακουστικά τους. Αντίγραφα του κειμένου του βίντεο ή οποιαδήποτε παρουσίαση πρέπει να προωθούνται στους διερμηνείς εκ των προτέρων.
Αίθουσα διερμηνέων 
Εφόσον είναι εφικτό, καλό είναι να διατίθεται ένα γραφείο ή ένας χώρος όπου οι διερμηνείς θα μπορούν να συγκεντρώνουν και να μελετούν τα έγγραφα του συνεδρίου, να έχουν πρόσβαση στο πρόγραμμα εργασίας τους και να ενημερώνονται για πρακτικές λεπτομέρειες του συνεδρίου. 

ΤΕχνικος εξοπλισμοσ για ταυτοχρονη διερμηνεια

Η ταυτόχρονη διερμηνεία απαιτεί εξειδικευμένο τεχνικό εξοπλισμό, που περιλαμβάνει: 

──       θαλάμους διερμηνείας (ένας θάλαμος για κάθε γλώσσα προς την οποία γίνεται διερμηνεία)  
──       κονσόλες διερμηνείας
──       μείκτη και σύστημα μετάδοσης  
──       ασύρματους δέκτες, ακουστικά και μικρόφωνα για τους συμμετέχοντες      
──       ακουστικά και μικρόφωνα για τους διερμηνείς  

Ο προμηθευτής του εξοπλισμού και ο σύμβουλος διερμηνέας μπορούν να παρέχουν συμβουλές σε κάθε οργανωτή σχετικά με τις τεχνικές προδιαγραφές της συνάντησης.
Οι θάλαμοι διερμηνείας πρέπει να έχουν ηχομόνωση, καθώς και αθόρυβο σύστημα εξαερισμού. Έτσι εξασφαλίζεται ο κατάλληλος ήχος για τους διερμηνείς και η απρόσκοπτη ακρόαση για τους συμμετέχοντες στη συνάντηση.
Όλος ο εξοπλισμός πρέπει να συμμορφώνεται με τα αντίστοιχα πρότυπα ISO.

ΚΑΤΑ ΤΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ

Αλλαγές στο πρόγραμμα
Οι επαγγελματίες διερμηνείς είναι ευέλικτοι και μπορούν να προσαρμόζονται σε αλλαγές προγράμματος και σε απρόβλεπτες καταστάσεις. Ωστόσο, όσο καλύτερη πληροφόρηση έχουν και όσο νωρίτερα ενημερώνονται, τόσο καλύτερα αποδίδουν.  

Επικοινωνία με τους διερμηνείς
Είναι σημαντικό, οι διερμηνείς να τηρούνται ενήμεροι για νέα έγγραφα που έρχονται προς συζήτηση. Οποιαδήποτε ομιλία πρόκειται να διαβαστεί, είναι σκόπιμο να τους κοινοποιείται όσο πιο έγκαιρα είναι εφικτό. Η επαφή με τους διερμηνείς γίνεται μέσω του επικεφαλής της ομάδας διερμηνέων.

Ο επικεφαλής της ομάδας αποτελεί τον σύνδεσμο ανάμεσα στον διοργανωτή του συνεδρίου και τους διερμηνείς κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Φροντίζει να έχουν οι διερμηνείς στη διάθεσή τους τα απαραίτητα έγγραφα, να ενημερώνονται για το πρόγραμμα της συνάντησης και για τυχόν αλλαγές ή νέα στοιχεία που προκύπτουν. Επίσης, μαζί του θα συζητήσει ο διοργανωτής την κάλυψη οποιωνδήποτε νέων αναγκών προκύψουν που δεν είχαν αρχικά προβλεφθεί. 

ΠΡΟΣΛΗΨΗ ΔΙΕΡΜΗΝΕΩΝ ΑΠΟ ΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ

Οι κατάλληλοι διερμηνείς για μία συγκεκριμένη εκδήλωση ενδέχεται να χρειαστεί να έρθουν από άλλη χώρα στον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου. Για την πρόσληψη διερμηνέα από το εξωτερικό, πρέπει να ληφθούν υπόψη οι ακόλουθες δαπάνες:

Θεώρηση διαβατηρίου (Visa) 
Ίσως οι διερμηνείς να χρειάζονται θεώρηση διαβατηρίου για ορισμένες χώρες. Τα έξοδα για την έκδοση της θεώρησης μπορεί να είναι αρκετά υψηλά και η συνήθης πρακτική είναι ότι  τα αναλαμβάνει ο πελάτης.

Αποζημίωση ημερών ταξιδιού
Καταβάλλεται ταξιδιωτική αποζημίωση για κάθε ημέρα (ή μισή ημέρα) που απαιτείται για να φτάσει ο διερμηνέας στο χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου και να επιστρέψει στην έδρα του. 

Ημερήσια αποζημίωση
Η ημερήσια αποζημίωση καλύπτει τα έξοδα για το ξενοδοχειακό κατάλυμα, τα γεύματα, τα έξοδα για τοπικές μετακινήσεις (ταξί, κόμιστρα λεωφορείου από και προς τα αεροδρόμια κλπ) και τυχόν απρόβλεπτα έξοδα που προκύπτουν όταν κάποιος βρίσκεται μακριά από την έδρα του. Οι διοργανωτές συνεδρίων μπορούν να κάνουν κράτηση και να εξοφλήσουν το ξενοδοχειακό κατάλυμα για τους διερμηνείς, όπως ακριβώς πράττουν για τους υπαλλήλους τους και τα μέλη της αποστολής. Στην περίπτωση αυτή, ανάλογα με τη συμφωνία που έχει γίνει, η ημερήσια αποζημίωση μειώνεται κατά το κόστος του ξενοδοχείου.

Αεροπορικοί ναύλοι και οδοιπορικά
Ο πελάτης είτε παρέχει προπληρωμένα εισιτήρια στους διερμηνείς είτε τους αποζημιώνει για το κόστος των ναύλων.

Οι Σύμβουλοι Διερμηνείς της AIIC διαθέτουν ένα εκτενές δίκτυο συνεργατών και καταβάλλουν προσπάθεια εξεύρεσης διερμηνέων με τους απαιτούμενους γλωσσικούς συνδυασμούς στην πλησιέστερη δυνατή απόσταση από το χώρο διεξαγωγής της συνάντησης, ει δυνατόν από την ίδια πόλη όπου λαμβάνει χώρα η συνάντηση. Αυτό μειώνει σημαντικά το συνολικό κόστος της διερμηνείας.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΩΝ

Παρουσιάζονται ορισμένα πρακτικά παραδείγματα περιπτώσεων για την καλύτερη κατανόηση της χρήσης ενεργητικών και παθητικών γλωσσών.

Παρουσίαση νέου μοντέλου Ισπανικού αυτοκινήτου
Διεθνής εμπορική παρουσίαση αυτοκινήτων από Ισπανική κατασκευαστική εταιρεία αυτοκινήτων προς δημοσιογράφους από τη Γερμανία, τη Γαλλία και την Ιταλία. Δεν επιτρέπονται ερωτήσεις. Πρόκειται για δημοσιογράφους εμπορικών θεμάτων που συνηθίζουν να λαμβάνουν ειδήσεις και πληροφορίες στη γλώσσα τους.
Δημοσιογράφοι από τη Γερμανία, τη Γαλλία, την Ιταλία και το Ηνωμένο Βασίλειο θα παρευρεθούν στην εκδήλωση παρουσίασης και προώθησης στην αγορά. Θα παρέχεται διερμηνεία από τα Ισπανικά προς Γερμανικά, Γαλλικά, Ιταλικά και Αγγλικά. 
Θα χρειαστεί διερμηνεία από τα Ισπανικά προς Γερμανικά, Ιταλικά, Αγγλικά και Γαλλικά, αλλά δεν θα γίνει αντίστροφη διερμηνεία από αυτές τις γλώσσες προς τα Ισπανικά. Με όρους διερμηνείας, τα γερμανικά, τα ιταλικά, τα γαλλικά και τα αγγλικά είναι ενεργητικές γλώσσες ενώ τα ισπανικά είναι παθητική γλώσσα. 
Επομένως, θα χρειαστούν οκτώ διερμηνείς: Δύο γερμανόφωνοι, δύο ιταλόφωνοι, δύο γαλλόφωνοι και δύο αγγλόφωνοι, με κάθε γλωσσικό δίδυμο να εναλλάσσεται σε βάρδιες διάρκειας 30 λεπτών.
Πρέπει όλοι οι διερμηνείς να έχουν άψογη κατανόηση των ισπανικών – συμπεριλαμβανομένων όρων της αυτοκινητοβιομηχανίας – και τέλειο χειρισμό της γλώσσας προς την οποία παρέχουν διερμηνεία. Συνήθως αυτή είναι η μητρική τους γλώσσα. Θα έχουν προετοιμάσει πλήρως τόσο το τεχνικό όσο και το εμπορικό περιεχόμενο της εκδήλωσης. 

Συνεδρίαση Πληροφορικής σε Αγγλικά-Ρωσικά-Πολωνικά
Μια συνάντηση πληροφορικής όπου όλοι καταλαβαίνουν τα Αγγλικά των υπολογιστών, αλλά η οποία περιλαμβάνει και Πολωνούς και Ρώσους συμμετέχοντες που δεν αισθάνονται άνετα να μιλούν Αγγλικά.
Η παρεχόμενη διερμηνεία πρέπει να περιλαμβάνει ενεργητικά Αγγλικά και παθητικά Πολωνικά και Ρωσικά. Θα χρειαστούν δύο διερμηνείς που να μπορούν να εργαστούν προς τα Αγγλικά, τόσο από την Πολωνική όσο και από τη Ρωσική γλώσσα.

Ένας οργανισμός με τέσσερις επίσημες γλώσσες
Οι επίσημες γλώσσες του οργανισμού στο παράδειγμά μας είναι η Αγγλική, η Γαλλική, η Γερμανική και η Ισπανική.
Απαιτούνται ενεργητικά και παθητικά Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά και Ισπανικά. Οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να ακούσουν και να μιλήσουν οποιαδήποτε από αυτές τις τέσσερις γλώσσες.
Οι διερμηνείς που μεταφράζουν προς Αγγλικά θα πρέπει να κατανοούν τη Γαλλική, Γερμανική και Ισπανική γλώσσα σε επαγγελματικό επίπεδο. Αντίστοιχα, οι διερμηνείς που μεταφράζουν προς Γαλλικά θα πρέπει να έχουν πλήρη κατανόηση της Αγγλικής, Γερμανικής και Ισπανικής γλώσσας κ.ο.κ. Θα χρειαστούν οκτώ διερμηνείς – δύο για κάθε γλώσσα.

Κινεζο-ιταλικός διάλογος με χρήση ενδιάμεσης γλώσσας (relay) 
(Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να βρεθούν διερμηνείς που να μιλούν όλες τις γλώσσες του συνεδρίου, χρησιμοποιείται μια ενδιάμεση γλώσσα, δηλαδή μία από τις γλώσσες του συνεδρίου, την οποία ακούν ορισμένοι διερμηνείς που δεν κατανοούν τη γλώσσα του ομιλητή).
Οι ιταλικές και οι κινεζικές αρχές συνέρχονται για να συζητήσουν θέματα συνεργασίας. Δεν υπάρχουν διερμηνείς Κινεζικών – Ιταλικών απευθείας.
Σε αυτήν την περίπτωση, ο σύμβουλος διερμηνέας θα προτείνει μια ομάδα δύο διερμηνέων με γλωσσικό συνδυασμό Κινεζικά-Αγγλικά και δύο διερμηνέων με γλωσσικό συνδυασμό Αγγλικά-Ιταλικά. Όταν θα έχουν το λόγο οι Κινέζοι, οι Ιταλόφωνοι διερμηνείς θα ακούν τη διερμηνεία στην Αγγλική γλώσσα που παρέχεται από τους διερμηνείς με Κινεζικά-Αγγλικά και στη συνέχεια θα διερμηνεύουν προς Ιταλικά. Τα Αγγλικά σε αυτήν την περίπτωση είναι η ενδιάμεση γλώσσα, η οποία χρησιμοποιείται για τη διευκόλυνση της διερμηνείας μεταξύ των δύο άλλων γλωσσών.

Διεθνείς οργανισμοί
Στις περισσότερες διεθνείς διασκέψεις, η διερμηνεία προσφέρεται στις επίσημες γλώσσες του οργανισμού. Ο ΟΗΕ χρησιμοποιεί έξι επίσημες γλώσσες στις συνεδριάσεις του: Αγγλικά, Γαλλικά, Ισπανικά, Ρωσικά, Αραβικά και Κινεζικά.
Η ΕΕ σε ορισμένες συνεδριάσεις της χρησιμοποιεί 24 επίσημες γλώσσες, ενώ σε άλλες χρησιμοποιεί λιγότερες ενεργητικές γλώσσες και πολλές παθητικές. Οι διεθνείς ομοσπονδίες και ενώσεις έχουν συχνά δύο ή περισσότερες επίσημες γλώσσες.

Γλώσσες για συγκεκριμένες συνεδριάσεις
Σε ένα συνέδριο δεν χρειάζονται όλες οι συνεδρίες τις ίδιες γλώσσες. Στο παραπάνω παράδειγμα ενός οργανισμού με Αγγλικά, Γαλλικά, Ισπανικά και Γερμανικά ως επίσημες γλώσσες, για παράδειγμα, η Επιτροπή Προϋπολογισμού μπορεί να έχει μόνο γερμανόφωνα και αγγλόφωνα μέλη και συνεπώς τα Γαλλικά και τα Ισπανικά μπορεί να μην είναι απαραίτητα στις συνεδριάσεις της Επιτροπής αυτής.